Statens indkøbsstrategi tilgodeser udvalgte leverandører
Beskæftigelsesministeriet har oprettet et administrationscenter for at samle en række opgaver fra Ministeriets styrelser og direktorater. Målet er at koordinere indsatsen og skære omkostningerne ned ved at give færre leverandører mere at lave.
Staten som én enhed
Claus Lind Hansen fra Beskæftigelsesministeriet AdministrationsCenter (BAC) er chef for afdelingen for løn og særlig administration. Det job omfatter blandt andet koordination af Beskæftigelsesministeriets indkøb og udbud. Claus Lind Hansen er ikke i tvivl om, at staten skal udnytte sin størrelse til at opnå bedre priser hos leverandørerne.
”Traditionelt har staten haft fokus på sine kerneopgaver, der absolut ikke omfatter indkøb. Men muligheden for at spare ressourcer, som staten kan anvende på andre områder, har klart medvirket til det nye fokus på området,” siger han om baggrunden for de nye tiltag.
Oprydning i leverandørdatabaserne
Første skridt på vejen var, at D&B fik til opgave at rydde op i direktoraterne og styrelsernes omfattende leverandørdatabaser i løbet af blot få uger. Arbejdet bestod i at foretage en datavask af samtlige leverandører, som var registreret i en række forskellige databaser. Herefter blev alle leverandører tildelt et D-U-N-S® Nummer, der er lige så unikt som et fingeraftryk – ikke to virksomheder har det samme nummer. Oprydningen gjorde det muligt at sortere i dubletter og samtidig få opdateret leverandørgrundlaget med friske data.
Nye indkøbsrutiner
For BAC har alene oprydningen i leverandørdatabaserne gjort det muligt at få et samlet overblik over de forskellige indkøbsorganisationers køb hos de enkelte leverandører. I BAC forventer man desuden, at det nye overblik vil afføde nye indkøbsrutiner.
”Nu begynder BAC at registrere alle enheders indkøb og brug af de forskellige leverandører på tværs i Ministeriet, så vi kan bevare og udnytte det gode overblik, vi nu har fået,” siger Claus Lind Hansen.
Bedre indkøbsaftaler
BAC har endnu ikke kunnet gøre op, hvor meget centeret vil spare som en følge af de nye indkøbsrutiner, for det kræver, at de også gransker gældende indkøbsaftaler og volumenforhold. Derudover ligger arbejdet med at indgå nye og bedre indkøbsaftaler – og så at dokumentere de nye besparelser.
Smag for mere
Processen med at ændre datagrundlaget og overvejelserne omkring ændringer i indkøbsrutiner har imidlertid allerede givet BAC blod på tanden. Claus Lind Hansen overvejer derfor at bruge nogle af D&B’s analyseredskaber.
”Ved at få vasket vores leverandørdatabase har vi taget et væsentligt skridt mod at spare penge i vores organisation. Herefter skal vi arbejde indgående med vores indkøbsrutiner og med at dokumentere resultaterne,” siger Claus Lind Hansen og fortsætter: ”Samarbejdet med D&B har absolut været udbytterigt for os, og de har udvist et stort kendskab til området. Derfor overvejer vi i øjeblikket at gøre brug af D&B’s analyseredskaber.”
FAKTABOKS
Beskæftigelsesministeriets AdministrationsCenter (BAC) blev oprettet i 2003, men er endnu ikke færdigetableret. Centeret har blandt andet til opgave at drive, udvikle og effektivisere lønadministration, indkøb og tilsynsopgaver for Beskæftigelsesministeriets styrelser og direktorater. I dag beskæftiger centeret 70 medarbejdere.
Publiceret 11.04.2005